Política de privacidade

Última atualização: 21/01/2026

1. QUEM SOMOS

A Nova Nine Docs (“Nova Nine Docs”, “nós”) é uma empresa privada de serviços documentais. Atuamos na organização, conferência e coordenação logística para obtenção e preparação de documentos emitidos por autoridades competentes no Brasil, em Portugal e nos Estados Unidos, para uso no exterior e/ou no país de destino.

Importante: não somos escritório de advocacia, não somos órgão do governo, consulado ou embaixada. Não emitimos documentos públicos e não emitimos apostilas; nosso papel é orientar, conferir requisitos e coordenar encaminhamentos (inclusive via courier) quando aplicável.

Controladora dos dados (Data Controller):

Nova Nine Docs LLC 

Endereço: 400 N Ashley Drive, Suite 1900, Tampa, FL 33602, USA

E-mail: contact@novaninedocs.com

WhatsApp: https://wa.me/18138425892

2. ESCOPO DESTA POLÍTICA

Esta Política explica como coletamos, usamos, armazenamos, compartilhamos e protegemos dados pessoais quando você:

  • navega no nosso site;

  • solicita orçamento pelo formulário;

  • nos contata por e-mail ou WhatsApp;

  • contrata nossos serviços documentais;

  • efetua pagamentos via provedores de pagamento (ex.: Square e/ou outros).

3. DADOS QUE COLETAMOS

3.1 Dados fornecidos por você

  • Identificação e contato: nome, sobrenome, e-mail, telefone, país/cidade.

  • Dados do serviço: país de emissão do documento, país de destino, finalidade (ex.: cidadania, processo consular, universidade, banco, inventário), prazo desejado, histórico do caso e informações necessárias para localizar/solicitar documentos.

  • Dados de documentos: quando você envia imagens/arquivos, podemos receber dados constantes nesses documentos (ex.: nomes, filiação, datas, números de registro, anotações/averbações, dados de terceiros relacionados).

  • Instruções de entrega: endereço para envio, preferências de entrega, autorização de courier quando necessário.

3.2 Dados coletados automaticamente no site

  • Dados técnicos: endereço IP, identificadores do dispositivo/navegador, páginas visitadas, data/hora, origem de tráfego, logs de segurança.

  • Cookies e tecnologias semelhantes: conforme Política de Cookies.

3.3 Dados de terceiros

Você pode nos fornecer dados de terceiros (ex.: familiar, cônjuge, falecido, representantes). Ao fazê-lo, você declara que possui autorização/legitimidade para compartilhar esses dados conosco para a finalidade do serviço.

4. DADOS SENSÍVEIS E DOCUMENTOS OFICIAIS

Nossos serviços podem envolver documentos com informações sensíveis e/ou altamente pessoais (ex.: certidões, registros civis, antecedentes, óbitos). Solicitamos apenas o mínimo necessário (“minimização”) e aplicamos controles reforçados de segurança e acesso. Se possível, pediremos que você oculte (redija) dados não necessários antes do envio.

5. FINALIDADES DO TRATAMENTO

Usamos seus dados para:

a) responder solicitações e enviar checklist/orçamento;

b) executar o contrato de prestação de serviços documentais (planejar, localizar órgãos, solicitar documentos quando aplicável, acompanhar prazos, coordenar logística, conferir requisitos formais, organizar pacotes documentais);

c) coordenar encaminhamentos para apostilamento/notarização/tradução por autoridades e profissionais competentes (quando solicitado);

d) atendimento e comunicação (e-mail/WhatsApp), avisos de status e orientações;

e) pagamentos, faturamento, prevenção a fraude e conciliação financeira;

f) cumprir obrigações legais e fiscais (ex.: registros contábeis);

g) segurança do site e prevenção de abuso;

h) melhoria do site/serviços (analytics, quando ativado) e auditoria interna;

i) marketing (somente com consentimento quando exigido, e sempre com opção de opt-out).

6. BASES LEGAIS (RGPD/LGPD) – QUANDO APLICÁVEL

Dependendo do país do titular e do contexto, tratamos dados com base em:

  • Execução de contrato e diligências pré-contratuais (orçamento/checklist);

  • Cumprimento de obrigação legal (ex.: contabilidade, prevenção a fraude, resposta a autoridades);

  • Legítimo interesse (ex.: segurança do site, melhoria do serviço, comunicação operacional);

  • Consentimento (ex.: cookies não essenciais; comunicações promocionais quando exigido).

7. COMPARTILHAMENTO DE DADOS (COM QUEM E POR QUÊ)

Podemos compartilhar dados apenas quando necessário para a finalidade do serviço, com:

  • Autoridades e emissores competentes: cartórios/registries, órgãos estaduais/condado, serviços oficiais e entidades aptas a emitir o documento solicitado.

  • Prestadores operacionais: courier/transportadoras, serviços de impressão/envio, provedores de hospedagem do site, e-mail corporativo, ferramentas de atendimento.

  • Provedores de pagamento e faturamento: ex.: Square (processamento de cartão/invoices).

  • Traduções juramentadas e profissionais habilitados (quando contratado).

  • Parceiros de TI/segurança: prevenção a spam/fraude e proteção do site.

Não vendemos seus dados pessoais. Não “comercializamos” dados nem praticamos “data brokerage”.

8. TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS

Somos uma empresa baseada nos EUA e podemos tratar/armazenar dados em servidores localizados nos EUA ou em outros países conforme fornecedores (ex.: hospedagem, e-mail, pagamentos). Quando aplicável:

  • adotamos salvaguardas contratuais e técnicas para proteger dados em transferências internacionais (ex.: cláusulas contratuais padrão e controles equivalentes);

  • observamos as regras de transferência internacional conforme leis aplicáveis (por exemplo, RGPD e LGPD).

9. PRAZOS DE RETENÇÃO

Mantemos dados pelo tempo necessário para:

  • atender sua solicitação e executar o serviço;

  • cumprir obrigações legais/contábeis/fiscais;

  • resguardar direitos (ex.: auditoria, prevenção a fraude, histórico do atendimento).

  • Padrão recomendado (ajuste conforme seu contador/advogado):

  • Dados de orçamento não contratado: até 12 meses (ou antes, se você solicitar exclusão, quando permitido).

  • Documentos e checklist do serviço concluído: até 12–24 meses para suporte e reemissões (ou conforme sua preferência operacional).

  • Registros financeiros/faturamento: pelo prazo legal aplicável (frequentemente 5 anos ou mais, conforme regra fiscal/contábil).

10. SEGURANÇA

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger dados contra acesso não autorizado, perda, alteração e uso indevido, incluindo:

  • controle de acesso por necessidade;

  • armazenamento com proteção por senha e/ou criptografia quando disponível;

  • backups e logs de segurança;

  • treinamento e confidencialidade.

11. DIREITOS DO TITULAR

11.1 União Europeia/Portugal (RGPD)

Quando aplicável, você pode exercer direitos como: acesso, retificação, eliminação, limitação, oposição, portabilidade e retirada de consentimento, além do direito de reclamar perante uma autoridade supervisora.

11.2 Brasil (LGPD)

Quando aplicável, você pode solicitar: confirmação, acesso, correção, anonimização/bloqueio/eliminação, portabilidade, informação de compartilhamentos, revogação de consentimento e oposição, entre outros.

11.3 Estados Unidos (direitos por estado)

Alguns estados concedem direitos específicos (ex.: acesso, exclusão, correção e opt-out de certas práticas). Se aplicável, atenderemos conforme requisitos e limites legais.

Para exercer direitos: envie e-mail para contact@novaninedocs.com com o assunto “Privacidade – Solicitação do Titular”. Podemos solicitar confirmação de identidade para segurança.

12. COMUNICAÇÕES POR WHATSAPP

Se você falar conosco via WhatsApp, os dados também serão tratados pela plataforma (Meta/WhatsApp) conforme as políticas do próprio serviço. Recomendação: evite enviar dados sensíveis pelo WhatsApp; prefira nosso e-mail/formulário para documentos.

13. CRIANÇAS E ADOLESCENTES

Nossos serviços não são direcionados a menores de 18 anos. Se precisarmos tratar dados de menores (ex.: documentos), isso ocorrerá mediante solicitação e responsabilidade do responsável legal.

14. LINKS E SERVIÇOS DE TERCEIROS (EX.: MAPAS)

Nosso site pode conter integrações (ex.: mapa) e links para serviços de terceiros. Esses terceiros podem coletar dados conforme suas próprias políticas.

15. ATUALIZAÇÕES DESTA POLÍTICA

Podemos atualizar esta Política periodicamente. A versão vigente estará disponível no site com a data de “Última atualização”.

16. CONTATO

Dúvidas sobre privacidade:

E-mail: contact@novaninedocs.com

WhatsApp: https://wa.me/18138425892

Endereço: 400 N Ashley Drive, Suite 1900, Tampa, FL 33602, USA